¿Gestionas tareas o personas?
¿Te has parado a preguntarte alguna vez si te centras más en gestionar tareas o personas?
Es habitual en la gestión de proyectos tener definido el alcance ya sea mediante fases, hitos, tareas, historias de usuario, etc. Y también es habitual avanzar en dicho alcance a base de asignación de tareas a personas que las realizan o mediante “ir cogiendo tareas” de un “backlog”.
Los problemas empiezan cuando tienes una fecha que cumplir sí o sí, por lo que tu proyecto debería estar estar enfocado en el tiempo. Si a lo largo del proyecto se realizan cambios (cosa que dependiendo de la naturaleza del proyecto puede llegar a ser muy habitual) se ha de ser consecuente sobre cómo repercuten en los deadlines.
A medida que gestionamos el proyecto para cumplir los hitos intermedios podemos llegar a centrarnos únicamente en llegar sí o sí. En estas condiciones, cualquier decisión tomada de forma precipitada a lo largo del proyecto, puede repercutir en el equipo en forma de tensión y picos de trabajo.
Es por ello que la reflexión sobre cómo gestionamos un proyecto es importante. Si somos conscientes de que estamos gestionando personas, sabremos que nuestro deber es hacer que el proyecto llegue a buen término sin que el cliente, ni el proyecto o los profesionales salgan “perjudicados” por haber participado en él.
Gestión de las personas y las expectativas
A esto lo llamo yo gestión de las personas y las expectativas. Cumplir los hitos es importante, al igual que poder realizar cambios sobre un proyecto. Pero los cambios suelen implicar modificaciones en el alcance, coste o tiempo de proyecto, guste o no. Y estas modificaciones deben ser entendidas y aceptadas por todos.
Es por ello que es de vital importancia tener bien medidas las expectativas tanto del equipo como del cliente. E igual de importante es tener controlados los riesgos existentes de introducir cambios y que no se altere el deadline final.
Tal y como explica Pere en su post ¿Cómo funciona un buen equipo?, Meredith Belbin identificó nueve roles que las personas ejercen dentro de un equipo. De estos nueve roles, hay dos que se identifican como gestores de tareas o de personas:
- Los Coordinadores: se necesitan para centrar al equipo en los objetivos, hacer participar a sus miembros y delegar el trabajo de manera apropiada. Es un rol orientado a personas.
- Los Implementadores: se necesitan para planificar estrategias prácticas y factibles y llevarlas a cabo tan eficientemente como fuera posible. Es un rol orientado a tareas.
Desde mi punto de vista, una persona a cargo del liderazgo o gestión de un proyecto, debe tener de los dos roles. Si no es un coordinador, le será difícil decir “no” o negociar un plazo en beneficio del equipo y del proyecto. Por otro lado, si no es implementador, le será difícil realizar las tareas que el proyecto requiere para alcanzar los objetivos.
Así pues, te animo a que hagas una pequeña reflexión sobre cómo está el equipo y qué papel juegas tú. ¿Tienes el foco puesto en las personas o las tareas? ¿Te enfocas en acabar las tareas en el tiempo adecuado o en liderar a las personas para que se hagan suyo el proyecto y lo desarrollen en los hitos establecidos?
