El cierre de un proyecto
Habitualmente el cierre de proyectos se realiza con la entrega al cliente de todos aquellos elementos que se han acordado en el contrato (o en los posteriores cambios). Una vez hemos realizado esta entrega, postergamos una serie de tareas tan importantes como la entrega.
Digo “postergamos” porque en el momento que no hacemos un cierre de proyecto, estamos dejando de hacer una serie de tareas absolutamente necesarias y que deberían estar contempladas incluso en el alcance de dicho proyecto.
“No hacer un cierre formal de proyecto no evita tener que hacer una serie de tareas que, antes o después, deberemos hacer.”
Creo que vale la pena especificar qué entiendo por cierre de proyecto. En el cierre entiendo que todas las tareas especificadas en el alcance, con el coste y el tiempo asociados están realizadas. Estas tareas ya realizadas incluyen las reuniones de gestión referentes a contenido, retrospectivas, cierres de contratos y proveedores, y presentaciones de producto y servicio.
Pero todo y ello, existen otras tareas que debemos realizar en un cierre de proyecto que afectan tanto a nuestro cliente, como a nuestra organización y a nuestro equipo.
Para nuestro equipo, debemos gestionar correctamente las expectativas de lo que se espera de cada profesional a partir de ese momento.
Para cerrar correctamente el proyecto con nuestro cliente, realizar una reunión presentando un documento con los objetivos establecidos al inicio, el resultado final y cómo han sido alcanzados debería ser suficiente.
De cara a la organización en la que trabajamos, debemos asegurarnos de que todas las lecciones aprendidas, best practices, documentación y material del proyecto, son accesibles a todos los profesionales a los que puede ser de ayuda. Aquí te será necesario conocer muy bien la organización, sus sistemas de comunicación y gestión del conocimiento. Deberás saber cómo gestionar toda la información, tanto formal como informal, del proyecto.
Finalmente, y no menos importante, debemos gestionar las expectativas de cada profesional que ha participado en el equipo. Al inicio del proyecto has de establecer tanto el qué hará como el qué podrá aprender, se espera de él o ella y cómo le beneficiará su participación en el proyecto (no únicamente de forma retributiva). Creo que es una buena práctica reunirnos con cada profesional y hacer una comprobación.
A modo de recapitulación, desde mi punto de vista, los temas que no debemos olvidar en un cierre de proyectos son:
- Reunión de cierre con clientes para su formalización.
- Reunión con cada miembro del equipo para gestionar las expectativas de cada proyecto.
- Recopilación de lecciones aprendidas y buenas prácticas.
- Recopilación de entregables e información de proyecto.
- Celebración del proyecto con todo el equipo y cliente.
Si necesitas una guía práctica de actividades y buenas prácticas para empezar a realizar cierres de proyecto, te recomiendo la guía de la CDC para el cierre de proyectos.
“El cierre de proyecto no debe ser un adiós, sino un hasta luego.”
Aunque tengas más de un proyecto abierto con un mismo cliente, creo que no debemos olvidar cerrar cada proyecto como es debido. Todo y que un proyecto pueda influir sobre el otro, formalizar el cierre y celebrarlo ayudará siempre en forma positiva al resto.
