Creatividad en gestión de proyectos
Me quedé perplejo la primera vez que me dijeron que era creativo en mi trabajo. Y te aseguro que no hace mucho de ello. Siempre había asociado la creatividad a los sectores más artísticos y la había desasociado de aquellos en los que se aplicaba el pensamiento lógico y secuencial.
Wikipedia define el término creatividad como la capacidad de generar nuevas ideas, conceptos o nuevas asociaciones entre ideas y conceptos conocidos, que habitualmente producen soluciones originales. Y, continuando con la definición de Wikipedia, si bien es cierto que la creatividad no existe en la computación algorítmica, esto no implica que dicha computación se haya realizado sin creatividad.
En nuestro día a día aplicamos creatividad para dar respuesta a aquellos temas que requieren reflexión, adquirir opciones desde diferentes perspectivas y tomar decisiones.
¿Cómo aplicamos la creatividad en la gestión de proyectos?
Uno de los factores más importantes en la gestión de proyectos es el equipo de personas que participa (entendiendo por equipo la parte que lo realiza, el cliente y los diferentes proveedores). Siempre digo que dos proyectos exactamente iguales en su naturaleza pueden ser totalmente diferentes dependiendo de las personas. Gestionar sus expectativas, negociar, dirigirlas y alinearlas hacia los objetivos del proyecto y producto, se realiza con creatividad. Sin creatividad no podrás ponerte en su piel, ver cómo entienden el proyecto y buscar alternativas para que todos los que estamos en el mismo viaje, lo estemos de la mejor manera posible.
Para que las personas funcionen como un equipo, deben tener empatía y aceptar tanto sus debilidades como sus fortalezas. Pero sin creatividad ni comunicación, no podrás hacer que las fortalezas de unos suplan las debilidades de los otros.
Si analizamos el proyecto desde el punto de vista de las grandes fases que lo componen, veremos que en cada una de ellas tienes que ser creativo.
Venta del proyecto
Aplicamos la creatividad para descubrir las necesidades reales del cliente, ponernos en sus zapatos, entender las necesidades de negocio y dónde es capaz de aportar más valor al mercado. Nuestro deber es intentar descubrir sus “incompetencias desconocidas” 😉 para que se adelante a sus clientes.
Definición del proyecto
Buscamos soluciones para hacer compatible el alcance con el tiempo y el coste definidos. Gestionamos los recursos para dar respuesta a un cliente que espera un producto final.
Seguramente en esta fase nos encontremos con preguntas de este estilo: ¿cómo corregimos el error en la definición de un alcance? ¿o cómo podemos hacer que el cliente perciba el esfuerzo real sin que esté pegado en el día a día? ¿cómo podemos gestionar el cambio para que no afecte al tiempo? y un largo etcétera.
A partir de la definición del proyecto (y a lo largo de todo el transcurso del mismo), también deberemos ir gestionando los riesgos. Debemos visualizar el escenario en el que estamos y los diferentes escenarios a los que podemos llegar. Realizar las hipótesis de los escenarios es realmente interesante desde el punto de vista más creativo. Surgen preguntas del estilo ¿cómo podríamos mitigar el riesgo del bloqueo por parte de innovación? ¿cómo podríamos implicar a la dirección general para mitigar? ¿qué riesgos existe a la hora de ejecutar tal plan? Y sino, puedes plantearte si necesitas creatividad para hacer un fishbone diagram…
Desarrollo de proyecto
A lo largo del desarrollo del proyecto surgirán puntos que no estaban definidos desde el inicio. O, todo y estar definidos, te encontrarás problemas a la hora de desarrollarlos. Para cualquier problema o situación diferente a la esperada que te encuentres, deberás buscar un cómo y darle solución. Y para que sea una buena solución, deberás aplicar un proceso creativo que genere ideas.
Es el momento de plantear retos del tipo: ¿Cómo podríamos hacer para que el producto funcionara del mismo modo sin tener que añadirle este nuevo componente necesario que acabamos de detectar? o ¿Cómo podríamos incrementar la implicación del tal equipo?
Un ejemplo claro para aplicar la creatividad es en las reuniones de retrospectiva. Es el momento en que hay que buscar el ¿cómo podríamos hacerlo para no caer en el mismo error? Todo y que cuando ya has pasado por ello es mucho más fácil, es una buena práctica ver de qué otro modo podría haberse realizado, qué consecuencias podríamos haber tenido y qué disparadores de alerta tienes para darte cuenta de que te acercas a la misma situación.
Cierre del proyecto
Incluso en el cierre del proyecto podemos necesitar creatividad. Y no lo digo por la celebración – que ya depende más de cada uno 😉 -, sino en cuestiones que detectamos a la hora de ir a cerrar y generar los entregables. Por ejemplo ¿cómo podríamos hacer para no perder el contacto con el cliente?, o ¿cómo podríamos seguir realizando la evaluación continua de los profesionales que intervienen en su explotación? o ¿cómo podemos transferir el proyecto para que el cliente tenga herramientas de autonomía suficientes?
Si hacemos una abstracción de las situaciones que he mencionado, podríamos decir que todas ellas parten de un reto. Para dar soluciones a retos existen metodologías de resolución de problemas como el Simplexity thinking y, todas ellas, requieren de una parte importante de creatividad.
Sé que es una pincelada de las muchas ocasiones que tenemos para usar la creatividad en la gestión de proyectos. Pero creo interesante que vayamos desempolvando esa parte creativa, examinemos si tenemos las herramientas adecuadas para serlo y si disponemos de un proceso que nos asegure aplicar la creatividad en nuestro quehacer diario.
