Cómo un Gantt puede matar la creatividad

Si me preguntas cómo matar la creatividad desde el inicio de un proyecto, una de las primeras respuestas que viene a mi mente es “creando un diagrama de Gantt”.

El diagrama de Gantt es una herramienta usada en gestión de proyectos que nos permite tener una visión gráfica de las actividades de proyecto, sus duraciones, hitos, dependencias y, en algunos casos, los profesionales que deben realizar cada una de estas tareas.

Al trabajar en paralelo en diversas partes del proyecto y con diferentes profesionales se producen dependencias y tiempos de espera. Esto permite tener retrasos en ciertas tareas y fases sin que afecte al retraso temporal de todo el proyecto. El diagrama de Gantt nos ayuda a detectar de forma visual en qué momentos un retraso de alguna de las tareas críticas podría proporcionar un retraso en todo el proyecto. A la secuencia de tareas en la que una de ellas puede causar un retraso se le llama camino crítico (aunque para realizar esta operación os recomiendo usar el diagrama de PERT).

Cómo influye el Gantt en la creatividad del equipo

El diagrama de Gantt es buena herramienta para aquellos proyectos en que se sabe muy bien qué debes hacer, cuándo hacerlo y a quién corresponde la responsabilidad de realizar cada tarea. Cada profesional sabe cómo desarrollar sus tareas y qué riesgos conllevan. En un escenario en el que la creatividad es la protagonista y un ingrediente necesario para la innovación, es difícil poder usar el diagrama de Gantt descrito. Listo a continuación los problemas que veo a usar esta herramienta en estos escenarios:

• Se espera que en el diagrama existan desde el inicio todas las tareas que hay que realizar en el proyecto. Esto significa conocer al detalle todo lo que realizaremos en el proyecto, planificar los costes en base a ello, guardar márgenes de contingencia y hacer foco en que nada se desvíe del plan. Por lo tanto, es la herramienta de gestión y prevalece el plan mientras no se apruebe uno de nuevo.
• En el momento en que el plan no es consistente, hay que pasar por procesos de cambios y comités que los aprueben. Desde el punto de vista del director de proyecto, el esfuerzo necesario para realizar cambios y mantener la planificación hace que pongas el foco en la gestión, en hacer que no te “descuadre” el plan, dejando temas tan o más importantes como, por ejemplo, la gestión del estado de ánimo de tu equipo ante los cambios.
• Al tener un listado detallado de tareas, el equipo se ciñe a la realización de cada una de ellas. Los profesionales se fijan más en lo que tienen que hacer para cumplirlas que en el valor aportado, dificultando que puedan usar la creatividad para proponer soluciones que proporcionen un resultado nuevo y diferente al mercado.
• Al tener cada uno su responsabilidad sobre la tarea, hace que no se establezcan colaboraciones. Si asignas a dos personas a una tarea colaborarán entre ellas, pero porque el Gannt lo dice, no porque los conocimientos, inquietudes, gustos, ideas o propuesta de valor les lleve a hacerlo.

Los escenarios en los que se desarrollan proyectos creativos y de innovación están llenos de incertidumbre. Por lo tanto, una herramienta como el Gannt, que no está preparada para el cambio, no nos ayuda en la gestión del proyecto.

El diagrama de Gantt no está preparado para el cambio. Es una herramienta para dirección, para tener la “Big Picture” del proyecto, pero no para gestionar el día a día en proyectos con incertidumbre.

En mi caso uso diagramas de Gantt, pero con el objetivo de marcar los grandes hitos a realizar. Creo que es cuestión de encontrar la granularidad necesaria para poder visualizar de forma fácil el proyecto… y no acabar siendo esclavo del Gantt!